Wat is een DMS en wanneer gebruik je het?

Een DMS (Document Management Systeem) wint steeds meer aan populariteit bij bedrijven. De hoeveelheid informatie binnen een organisatie groeit elke dag.  Daarom is het belangrijk om te investeren in een goed DMS. Dit helpt je namelijk onder meer om die grote hoeveelheid documenten op een overzichtelijke en efficiënte manier te ordenen. Maar wat is een Document Management Systeem precies en hoe werkt het? 

Wat is een DMS?

Een DMS is een softwaresysteem. De afkorting staat voor Document Management Systeem. Zoals de naam doet vermoeden, is het een systeem dat ervoor zorgt dat je documenten kan ordenen. Een DMS is als het ware een verzamelplaats voor geschreven online documenten. Het is zo geordend dat je alles te allen tijde snel terug kan vinden, zelfs als het jaren geleden gemaakt is. Je vult het onderwerp of bijvoorbeeld de auteursnaam in en voor je het weet heb je het desbetreffende document gevonden. Dat maakt het werk eenvoudiger,  sneller en efficiënter.

Voor wie of wat?

Maar wanneer heb je behoefte aan een DMS? Als je met veel online documenten werkt die te allen tijde binnen no time gevonden moeten kunnen worden, om maar een voorbeeld te noemen. Als werknemer, maar ook zeker als manager van een bedrijf. Ideaal als je bijvoorbeeld met producten werkt waarvan gegevens altijd bijgehouden moeten worden. Zo kan je bestellingen makkelijker doen, gegevens van producten inzien maar ook documenten omtrent bijvoorbeeld werknemers gemakkelijk bijhouden. Hierbij maakt het niet uit of de documenten recent zijn ingevoerd, of juist jaren geleden al. Je kan de gegevens snel opvragen, bijvoorbeeld om af te stemmen met klanten of collega’s.

Wanneer is een DMS relevant voor jouw bedrijf?

Een Document Management Systeem is interessant en relevant voor jouw bedrijf als je bijvoorbeeld het gevoel hebt dat je nog veel meer zou kunnen halen uit je informatie. Ook wanneer je in de regel lang zoekt naar de juiste informatie, biedt een DMS uitkomst. Zie je vaak dat informatie blijft liggen, of dat er veel tijd gestoken wordt in bijvoorbeeld een goedkeuringsproces? Ook dan is een goed werkend DMS de perfecte oplossing voor jouw bedrijf en zal het je helpen om te groeien. Het kan interessant zijn om je eens te verdiepen in de voordelen van een DMS en je in te beelden wat het systeem voor jouw organisatie te bieden heeft.

Geef een antwoord